Il funzionario incaricato dal Sindaco, salvo casi speciali previsti dalla normativa, è competente ad autenticare unicamente sottoscrizioni contenute in istanze o in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. Pertanto il testo del documento deve rimanere nell'ambito previsto e non può contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private ecc. ) e tanto meno concretizzare una procura.
L' autentica della sottoscrizione consiste nell'attestazione di un pubblico ufficiale che la firma è stata apposta in sua presenza, dopo essersi accertato dell'identità della persona che sottoscrive.
L'autentica deve essere prescritta da una precisa norma di legge o di regolamento.
L'autentica di firma è possibile per:
- dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà concernenti fatti, stati e qualità personali di cui il dichiarante sia a diretta conoscenza riguardanti se stesso e altre persone, non autocertificabili, da presentare a soggetti privati (banche, assicurazioni, etc.);
-istanze da presentare a privati (mai a uffici pubblici o gestori di pubblico servizio);
La normativa di riferimento è il D.P.R. 445/2000.